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仕事お役立ち情報

就業にあたってのマナー

社内マナー

社内マナーの基本

・始業5分前には席に着席
・挨拶は省略しない
・時間は厳守すべき
・公私混同はタブー
・デスクの上は常に整理整頓
・許可なく勝手に外出しない
・入室時はノックをしてから

上司からの指示の受け方

  1. 指示は最後までさえぎらずに聞き、質問はあとで行いましょう。
  2. 要点をメモする
    指示を受ける時は必ずメモをとる。
    5W1H(WHAT何を、WHY何故、WHENいつまでに、WHERE何処で、WHO誰が、HOWどのように)を確実に把握すること。
  3. カラ返事はしない
    できそうもない時は、状況を説明して優先順位など判断を仰ぐようにしましょう。
  4. 最後に復唱して確認
    指示の要点はくりかえして確認を。とくに数字や固有名詞は正確に伝えましょう。

上司への報告の仕方

  1. タイミングよく報告
    上司に「あれはどうなった?」と聞かれてからでは遅すぎます。指示事項が完了したらただちに報告をしましょう。「いま、お時間よろしいですか?」などと、上司の都合を聞いてから話し出しましょう。
  2. 必要とあれば中間報告
    仕事が長引く場合は、途中経過を報告しましょう。約束の期限までにできそうにない時も、速やかに上司に報告をして、指示を受けること。
  3. 報告は簡潔に
    最初に結論を。次に原因、経過の順に伝えましょう。

言葉づかい

言葉づかいの基本

  1. 依頼する時
    「おそれいりますが」で始めて「〜をお願いできますか」「〜をしていただけませんか」。
  2. 同意する時
    「はい、かしこまりました」「承知いたしました」。
  3. 断る時
    「いたしかねます」「わかりかねます」と婉曲に。「できません」「わかりません」ではあまりに不愛想になる。
  4. 謝罪する時
    「申しわけございません」が最適。「ごめんなさい」「すいません」は仕事上では不適当。
  5. お礼を述べる時
    「ありがとうございます」「おそれいります」。

敬語使いのポイント

  1. 自分の言い方
    「わたくし」が基本。「わたし」「ぼく」は学生っぽいので使用しません。自社の呼称も「うち」ではなく、「わたくしども」あるいは「当社」「弊社」などと言うようにしましょう。
  2. 相手に対する言い方
    「○○君」は同僚に対しても失礼です。役職のない先輩や同僚に対しては「○○さん」、上司に対しては「○○部長」と役職名で呼ぶように心がけます。社外の人や目上の人には、「○○様」と丁寧に。社外の人に対して自社の人の話をする時は、例え上司であっても「さん」は付けません。

ことわり方・ 謝り方・ 頼み方

  1. ことわり方のマナー
    相手に不快感を与えずに断るのは難しいこと。ポイントを押さえてきちんと対応しましょう。
    まずは相手の言い分を最後まで聞くこと。断りの言葉は、誠意をこめて「申しわけありませんが・・・」と伝えましょう。
    「私どもの力不足で」「社の方針ですので」など、断る際にも相手の責任ではないというニュアンスを含ませましょう。
  2. 謝り方のマナー
    たとえ自分のミスではなくても言い訳はNGです。会社を代表して謝る気持ちがポイント。
    「失礼があったそうで」の「〜そうで」は、どこかで責任逃れしようとしている証拠。自己弁護は会社全体の評価を下げることになりますので注意しましょう。
    姿勢を正し、恐縮した態度で。「申しわけございません」とはっきりと頭を下げて、誠意を示すように心がけましょう。
  3. 頼み方のマナー
    頼みごとをするときは「恐れいりますが」「恐縮ですが」とあくまでも謙虚に行います。
     

    ・教えてもらう時
    「ご都合のいい時、少しお時間いただけませんか」と、まず相手の都合を第一に切り出しましょう。

    ・協力を頼む時
    気持ちよく協力してもらえるよう、相手の都合を考慮して依頼するようにしましょう。メール、文書、口頭でお願いするかは、状況をみて判断します。

電話対応

電話のかけ方

  1. ダイヤルする前に
    事前に相手の会社名や担当者名、用件をチェックします。用件をあらかじめ整理して、メモにまとめておくとよいでしょう。
  2. いきなり用件に入らない
    「〜の件でお電話いたしました」とまず前置きしてから、用件を伝えるようにします。「いまお時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認する配慮も欠かせません。
  3. 電話を切る時
    ひと呼吸置いて静かに受話器を置くように心がけましょう。いきなりガチャンと切るのは印象が悪いので気をつけましょう。

電話の受け方

  1. 電話のベルは2回まで
    ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取り、ベルが3回以上鳴ってから取る場合は、「お待たせしました」のひと言をそえて応対します。
  2. 「もしもし」は不要
    「もしもし」は使わずに、外線の場合は、「○○会社の○○部でございます」、内線の時は「○○部の○○でございます」と答えるようにします。
  3. 相手を必ず確認する
    相手が名乗らない場合には、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、相手の名前や会社名を確認しましょう。
  4. 挨拶も忘れずに
    相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を欠かさずに伝えましょう。
  5. メモは正確に
    相手の会社名、名前、日時は正確にメモします。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないようにしましょう。不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞きかえして、確実に用件を把握するようにします。

席次

基本的な考え方

室内では、出入口から遠いほど上席、近いほど末席になります。

応接室の場合は椅子の種類によっても席次があるので要注意です。背もたれと肘かけのあるソファーが一番上席で、背もたれも肘かけもない椅子が末席になります。

会議室の席次は、議長席を中心に、議長に近いほど上席になります。

会議室の場合

kaigishitsu

※(1)から順に上席。(A)は議長席をあらわす。

応接室の場合

ousetsusitsu

エレベーターの場合

elevator

操作パネルのある側の奥が最上席で、次に操作パネルのない側の奥、操作パネルの前は末席となり、末席の人はエレベーターを操作します。乗降時はお客様が 先ですが、入り口が閉まらないように先に入ってボタンを押す場合は、「お先に失礼します」と一声かけるようにしましょう。

車の場合

car

後部座席右が最上席。後部に3人座る時は中央が末席となります。

列車の場合

列車の進行方向に向いた窓際の席が上席となります。3人がけの座席の場合も同様です。ただし、窓側が暑かったりまぶしかったりする時は席をかわる心遣いを。

Eメール

Eメールの基本

  1. 宛先(address)
    アドレスのひと文字でも間違うと相手にメールが届きませんので、相手のアドレスは一字一句正確に入力しましょう。
  2. 件名(Subject)
    メールには本文内容が分かるように適切な件名(サブジェクト)をつけるようにします。このようにしておけば、後ほどメールを検索する場合にも、容易に見つけ出すことができます。
  3. 本文
    まずは自分を名乗るようにします。差出人のメールアドレスだけでは誰だかわからない可能性もあります。
     
    メールの場合でも、基本的なあいさつは省略せずに失礼のないようにします。ただし、手紙のように、時候の挨拶などの形式的な言いまわしは必要ありません。「いつもお世話になっております」などの簡単な挨拶で充分です。
     
    本文は、必要事項を簡潔に書き、30~40文字程度で改行を入れるなど、相手が読みやすいように工夫します。
  4. 署名(Signature)
    ビジネスメールでは、誰が出したメールかはっきりさせるために、メールの最後に所属・名前・電話番号などの入った署名(シグネチャー)を入れるのが一般的です。

メールを書く時の注意点

  1. 装飾を加えたメールは基本的に出さない
    文書にセンタリングや太字・色付文字等の装飾を加えたHTML形式は、相手の環境に依存するため、極力控えるほうがベターです。
  2. 使える文字・使えない記号
    Eメールでは、半角カタカナや、丸付き数字(1、2など)やローマ数字(I、IIなど)などの機種依存文字は使えません。
    WordやExcelなどのファイルは、同様のアプリケーションが送信先のパソコンにもインストールされていないと開くことができません。また、バージョンによっても開けない場合もありますので、できるだけ、先方の環境を事前に確認してから送信するようにしましょう。
  3. メッセージの容量
    容量の重すぎる添付ファイルを送ったりする場合、相手側の負担になるだけではなく、送信エラーになる場合もあります。添付ファイルの許容容量は、会社によって異なるため事前に確認しておきましょう。重たい添付ファイルは分割するか、圧縮して送ることになりますが、圧縮ファイルを送るときには、相手のパソコンに解凍ソフトがあるかどうかを確認しておきましょう。
  4. 返事はできるだけ速やかに
    ビジネスメールの場合、スピード感が大切になりますので、できるだけ速やかに返信するようにしましょう。やむなく返答に時間がかかる場合は、いつぐらいに回答できるかを伝えてあげるとよいでしょう。