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仕事で使えるExcelテクニック

今やデスクワークでは不可欠となっているのがMicrosoft社の表計算ソフト「Excel」です。ここでは、今さら人には聞けないExcelの基礎をお教えします。

Excelってどんなソフト?

Exceは、米国Microsoft社が開発した表計算ソフトと呼ばれるもので、データを入力してさまざまな方法で集計させたり、数式を入力したりして計算することができます。Excelは計算機能に優れており、単純な計算から関数計算までこなす事ができます。また、データからグラフを作成したり、データを蓄積してデータベースとして利用したりすることもできます。さらに、マクロ言語を搭載していますので、プログラムを組んでソフトを作ることもできます。

Excelの画面構成(画面はExcel2007です)

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Excelでできること

表計算
最も代表的な機能として、表を作成したり、計算を行ったりできます。基本的な足し算や掛け算、合計などはもちろん、複雑な計算まで処理できます。

グラフ作成
棒グラフ、円グラフ、複合グラフなどさまざまな種類のグラフを簡単に作成することができます。作成後に、数値を変更しても自動的に反映されるなど編集機能も優れています。

データベース機能
Excel上で扱っているデータを、並べ替えたり、集計をしたり、抽出することができます。Excelでは、さまざまな角度から集計や分析をすることができるなどデータベース機能も充実しています。

マクロ機能
一連の操作をマクロに登録しておけば、2回目以降はそのマクロを実行するだけで、同様の作業を自動的に行ってくれる機能のことです。毎日変更されるデータから同じ形の集計表を作る、毎月会議資料として同じ形のグラフを作る、そんな繰り返し行う作業があれば、マクロに登録しておくと便利です。

表計算機能を使ってみよう

表計算ソフトであるExcelは、計算式や関数を使って結果を表示させることがとても簡単にできます。まずは基本的な数式を使った計算や関数の使い方を覚えていきましょう。

数式の入力

Excelの計算式は「数式」と呼ばれ、先頭は必ず「=」イコールで始まり、数式を入力したセルに計算結果が表示されます。まずは、演算記号「+(足し算)」、「-(引き算)」、「*(掛け算)」、「/(割り算)」を使った式の入力をご説明します。

セルを参照した数式の入力
数式に「セル参照」を利用すると、そのセル内に入力されている数値データを参照して計算するので、データに変更があった際は、自動的に再計算されます。

  1. まず、計算結果を表示したいセルを選択します。(この場合はセル「C1」)
  2. 数式バーに、「=」を入力します。
  3. セル「A2」をクリックして、キーボードから「+」を入力。続いて、セル「B2」をクリックします。
  4. 数式バーに「=A2+B2」と表示され、セルに「1500」と計算結果が表示されます。
  5. 「B2」を「2000」に変更すると、「C1」の数式が再計算され「2500」と表示されます。

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関数の使い方

Excelの関数とは、複雑な計算を簡単に行うために、あらかじめ用意されている数式のことで、複雑な計算で短い計算式で答えを出すことができます。Excelにはさまざまな関数が用意されており、用途に応じて使い分けることで、業務の効率化を図ることができます。

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関数の書式ルール
関数は記述ルールが決まっており、先頭は「=」で始まり、続けて「関数名」、その後に「引数(ひきすう)」を入力します。引数は関数で正しく結果を出すために必要な情報で、関数によって引数の数や種類が異なります。また引数は必ず( )カッコでくくります。すべての関数はこの書式のとおり入力します。

合計を求めるには
SUM関数を使って合計を求める操作方法です。

  1. まず計算結果を表示したいセルを選択します。(この場合はセル「A6」)
  2. ツールバーの[オートSUM]ボタンをクリックします。
  3. 「=SUM(A1:A5)」と、数値が入っている隣接したセル範囲が自動的に選択されます。

※もし引数の範囲を変更したければ、正しい範囲を直接ドラッグして指定し直します。

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グラフを作成してみよう

グラフ作りの基本操作を紹介します。Excel任せに進めるだけなので、知識のない方でもわずか1分で、ある程度の見栄えのグラフが作成できてしまいます。
※画面は、Excel2007で作成しています。バージョンによっては一部操作方法が異なります。

グラフの種類
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・縦棒グラフ
・折れ線グラフ
・円グラフ
・横棒グラフ
・面グラフ
・散布図
・株価チャート
・等高線グラフ
・ドーナツ グラフ
・バブル チャート
・レーダー チャート

※Excelのバージョンによって使えるグラフの種類は異なります。

グラフを作ってみよう

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グラフにしたい表をマウスでドラッグして選択します。

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メニューバー内の「挿入」⇒「グラフ」を選択、もしくは、ツールバーにあるグラフのアイコンをクリックします。すると、どの種類のグラフを挿入するか、選択画面が表示されますので、任意のグラフを選択します。

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すると、グラフが表に挿入されます。好きな場所に移動したり、サイズを変更することもできますので、資料内に適切なサイズで入れたりすることもできますほんの数アクションでグラフの作成ができますので積極的に活用してみましょう。